Automatizacion de procesos
Disenamos automatizaciones para pymes que siguen perdiendo tiempo en tareas operativas repetitivas, herramientas desconectadas y seguimientos manuales evitables.
Donde la automatizacion crea valor
- Captura de leads y actualizacion de CRM entre varias herramientas
- Flujos de entrada de candidatos, clientes o documentos
- Aprobaciones internas, notificaciones y bucles de seguimiento
- Extraccion, transformacion y reporting operativo de datos
- Integraciones entre Slack, HubSpot, Salesforce y sistemas similares
- Orquestacion con webhooks y APIs para casos no standard
Nuestro enfoque
Empezamos fuera de la herramienta. Primero revisamos el proceso, porque a veces el problema real es que el equipo hace algo por costumbre y no por logica. Cuando el flujo ya tiene sentido, automatizamos la parte adecuada, lo probamos y nos aseguramos de que el equipo pueda usarlo de verdad.
Resultados tipicos
- Menos tiempo operativo en tareas repetitivas
- Mas consistencia en como se capturan y se mueven los datos
- Menos errores evitables por copy-paste o seguimiento manual
- Mejor capacidad de respuesta sin tener que anadir headcount de inmediato
Problemas operativos que resolvemos
- Los datos se vuelven a escribir a mano entre el CRM, las hojas de calculo y el email porque las herramientas no se hablan entre si.
- Los leads se quedan horas en una bandeja de entrada antes de que alguien haga seguimiento, y algunos se pierden por el camino.
- Las aprobaciones dependen de que alguien se acuerde de reenviar un email o avisar por Slack.
- El mismo informe se reconstruye a mano cada semana a partir de tres exportaciones distintas.
- Dar de alta a un cliente o empleado nuevo significa repetir a mano el mismo checklist de siempre.
- Nadie termina de confiar en los numeros porque cada hoja de calculo dice algo ligeramente distinto.
Resultados esperados
Menos horas moviendo datos a mano entre sistemas.
Respuesta mas rapida a leads y solicitudes internas.
Menos errores de copy-paste llegando a clientes o informes.
Handoffs mas consistentes entre personas y departamentos.
Un rastro mas claro de quien aprobo que, y cuando.
Ejemplos por area
Ventas
- Leads nuevos de la web o de un formulario creados automaticamente como registros de CRM y asignados al comercial correcto.
- Recordatorios de seguimiento activados automaticamente si un lead lleva dias sin contactarse.
- Cambios de estado de presupuestos y propuestas sincronizados entre el CRM y el email.
Operaciones
- Cadenas de aprobacion con varios pasos (pedidos, gastos, alta de proveedores) enrutadas y controladas automaticamente.
- Informes recurrentes montados automaticamente a partir de varios sistemas fuente.
- Tickets y solicitudes internas enrutadas al responsable correcto segun tipo o urgencia.
Seleccion de personal
- Candidaturas parseadas y registradas automaticamente en una hoja de seguimiento o ATS.
- Agendado de entrevistas y recordatorios activados sin ida y vuelta manual.
- Estados de referencias y background checks sincronizados entre sistemas.
Finanzas
- Datos de facturas extraidos de PDFs o emails y registrados automaticamente en el software contable.
- Aprobaciones de gastos enrutadas automaticamente segun importe y departamento.
- Informe semanal de posicion de caja o de antiguedad de cobros montado automaticamente.
Direccion
- Dashboard operativo semanal montado automaticamente con datos de CRM, proyectos y finanzas.
- Alertas automaticas cuando un proceso se estanca mas alla de un umbral definido.
- Vista consolidada de tareas y aprobaciones abiertas entre equipos.
Como funciona
- 1
Disparador
Algo ocurre y debe arrancar el trabajo: se envia un formulario, llega un email, un registro cambia de estado, o salta una programacion.
- 2
Validacion
Los datos que entran se revisan antes de que nada dependa de ellos: si falta algo o el formato no es correcto, se marca en vez de dejarlo pasar en silencio.
- 3
Procesamiento
El workflow hace el trabajo real: mover datos entre sistemas, aplicar reglas de negocio, dar formato a documentos o llamar a otras APIs.
- 4
Aprobacion humana (cuando aplica)
Para pasos con riesgo o coste real -pagos, comunicaciones externas, condiciones de contrato- una persona revisa y aprueba antes de que el flujo continue.
- 5
Actualizacion del sistema
Una vez aprobado, el flujo escribe el resultado en los sistemas de referencia (CRM, hoja de calculo, contabilidad) para que todos trabajen con los mismos datos.
- 6
Registro
Cada ejecucion queda registrada -que la disparo, que cambio, quien aprobo que- para que el proceso sea auditable y facil de depurar.
Tecnologia
Metodologia de entrega
01
Descubrimiento
Entendemos el proceso actual, donde esta la friccion real y que sistemas estan implicados.
02
Priorizacion
Ordenamos las oportunidades por impacto y esfuerzo, y acordamos por donde empezar.
03
Diseno
Definimos el flujo, las reglas de negocio y los puntos donde debe intervenir una persona.
04
Prototipo
Construimos una primera version funcional para validar el enfoque antes de invertir en el resto.
05
Integracion
Conectamos el prototipo con vuestros sistemas reales: CRM, hojas de calculo, APIs, correo.
06
UAT
El equipo prueba el flujo con casos reales antes de que toque produccion.
07
Despliegue
Publicamos el flujo en produccion, con acceso y permisos ya ajustados.
08
Monitorizacion
Revisamos que funcione como se espera y ajustamos segun el uso real.
Seguridad y control
- El acceso a los sistemas fuente se limita a lo que cada workflow necesita, no credenciales de administrador generales.
- Los campos sensibles se tratan solo cuando es necesario, sin copiarlos por defecto a herramientas intermedias.
- Cada ejecucion queda registrada, para que cualquier cambio en un sistema de referencia se pueda rastrear hasta lo que lo disparo.
- Los pasos de aprobacion se colocan delante de cualquier accion con consecuencia economica o contractual real.
Caso de estudio
Proximamente
Estamos documentando un caso real de este servicio. Mientras tanto, cuentanos tu situacion en una llamada y te compartimos ejemplos comparables.
Modelo de colaboracion
Discovery Sprint
Un compromiso corto y de precio fijo para mapear el proceso actual, identificar las mejores oportunidades de automatizacion de procesos y definir el alcance de una primera implementacion.
Implementacion de alcance fijo
Un conjunto definido de flujos construidos, probados y desplegados contra un alcance y precio cerrados.
Retainer
Horas reservadas cada mes para mantenimiento, mejoras pequenas y nuevas solicitudes segun van surgiendo.
Programa continuo de automatizacion
Una colaboracion continua que sigue identificando y automatizando nuevas oportunidades a medida que el negocio cambia, no solo una construccion puntual.
Preguntas frecuentes
Cuanto tarda tipicamente un proyecto de automatizacion? +
Un workflow concreto puede pasar de descubrimiento a produccion en tan solo 2-4 semanas. Los programas mas grandes con varios sistemas tardan mas y se dividen en fases.
Trabajais con las herramientas que ya usamos? +
Si -construimos alrededor de vuestro CRM, hojas de calculo y email actuales en lugar de pedir que los cambieis, usando APIs y herramientas como n8n para conectar lo que ya teneis.
Que pasa si un workflow falla o algo no cuadra? +
Cada ejecucion queda registrada, y los fallos disparan una alerta en vez de fallar en silencio, asi los problemas se detectan y se arreglan rapido.
De quien son las automatizaciones una vez construidas? +
Vuestras. Documentamos lo que construimos y entregamos el acceso, para que no dependais de nosotros para el mantenimiento basico.
Como se tratan los datos sensibles dentro de un workflow? +
Limitamos el acceso a lo que cada workflow necesita y evitamos pasar campos sensibles por herramientas que no los necesitan -ver Seguridad y control arriba.
Necesitamos personal tecnico propio para mantener esto? +
No para la operativa diaria. Para cambios mas grandes, un retainer o una colaboracion continua cubre eso sin que necesiteis un ingeniero de automatizacion interno.
Que pasa si nuestro proceso cambia despues de automatizarlo? +
Los workflows se construyen para modificarse, no para tirarse -la mayoria de cambios son ajustes pequenos, que es justo para lo que sirve un retainer.
Necesitas avanzar mas rapido sin meter mas caos?
Podemos revisar tu proceso actual, identificar el cuello de botella y definir el siguiente paso practico.