Automatizacion de Back Office
El trabajo de back office esta lleno de pasos pequenos y repetitivos -aprobaciones, conciliaciones, actualizaciones de estado- que a nadie le gusta hacer y que se comen un dia entero a la semana sin que se note.
El problema
Las aprobaciones de pedidos, gastos o alta de proveedores dependen de que alguien se acuerde de revisar una bandeja de entrada, reenviar un documento o actualizar una hoja de calculo -y rara vez queda un registro claro de quien aprobo que, y cuando.
La misma conciliacion o comprobacion de estado se hace a mano cada semana: comparar dos exportaciones, cruzar entradas entre sistemas, perseguir a quien tenga el siguiente paso.
Como tanto de esto vive en hilos de email y habitos personales, incorporar a alguien nuevo al equipo significa ensenarle un proceso que no esta escrito en ningun sitio, y un solo punto de fallo -alguien de vacaciones, alguien que se va- bloquea toda la cadena.
Como se gestiona esto hoy normalmente
- 1
Se inicia la solicitud
Un pedido, gasto o alta de proveedor se envia, normalmente por email o formulario.
- 2
Enrutamiento manual
Alguien decide quien tiene que aprobarlo y se lo reenvia.
- 3
Aprobacion manual
El aprobador lo revisa y responde, muchas veces despues de un recordatorio.
- 4
Registro manual
La decision queda anotada -o no- en una hoja de calculo o documento compartido.
- 5
Seguimiento manual
El siguiente paso depende de que alguien se de cuenta de que se aprobo y actue en consecuencia.
Que se puede automatizar de verdad
El enrutamiento y el seguimiento son los objetivos con mas valor -llevar la solicitud correcta al aprobador correcto automaticamente, y mantener un registro claro de la decision, sin que nadie tenga que acordarse de actualizar una hoja de calculo.
El trabajo de tipo conciliacion -comparar dos fuentes de datos y marcar discrepancias- puede ejecutarse automaticamente y sacar a la luz solo las excepciones que realmente necesitan la atencion de una persona.
Nada de esto requiere quitarle criterio al aprobador -solo quita el enrutamiento manual, la persecucion y el registro alrededor de esa decision.
Que debe seguir siendo humano
- La decision de aprobar en si -si aprobar un gasto, dar de alta a un proveedor- sigue siendo del aprobador designado.
- Cualquier cosa por encima de un umbral definido o fuera de parametros estandar se enruta para una firma humana explicita, no se aprueba sola.
- Las excepciones y discrepancias encontradas al conciliar las revisa una persona, no se resuelven automaticamente.
- Las escalaciones por aprobaciones estancadas van a una persona, no a una accion por defecto.
Arquitectura de ejemplo
- 1
Disparador
Una solicitud, documento o comprobacion programada inicia el flujo.
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Validacion
La solicitud se comprueba en busca de que este completa antes de enrutarla a ningun sitio.
- 3
Procesamiento
El flujo aplica vuestras reglas de enrutamiento para determinar quien tiene que actuar.
- 4
Aprobacion humana
El aprobador designado revisa y decide, con todo el contexto ya reunido.
- 5
Actualizacion del sistema
La decision se escribe de vuelta en el sistema de referencia correspondiente.
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Comprobacion de conciliacion
Para procesos recurrentes, los datos se comparan entre fuentes automaticamente.
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Registro
Cada solicitud, decision de enrutamiento y aprobacion queda registrada para un rastro de auditoria claro.
Sistemas habitualmente implicados
Impacto en el negocio
Aprobaciones mas rapidas sin perseguir a nadie a mano.
Un rastro de auditoria claro y consistente de quien aprobo que, y cuando.
Menos errores de conciliacion pasando desapercibidos.
Menos conocimiento operativo atrapado en la bandeja o los habitos de una sola persona.
Caso de estudio
Proximamente
Estamos documentando un caso real de este servicio. Mientras tanto, cuentanos tu situacion en una llamada y te compartimos ejemplos comparables.
Preguntas frecuentes
Esto elimina a los aprobadores del proceso? +
No -enruta las solicitudes al aprobador correcto mas rapido y mantiene un registro de la decision; la decision en si sigue siendo humana.
Que entra dentro de "back office" aqui? +
Aprobaciones, conciliaciones, flujos de pedidos o alta de proveedores, y procesos administrativos recurrentes similares -no trabajo de cara al cliente.
Y si una aprobacion necesita escalarse? +
Las reglas de escalacion se definen con vuestro equipo y se enrutan a una persona, nunca se resuelven por defecto.
Esto se integra con nuestras herramientas contables o de ERP actuales? +
Si -esta pensado para leer y escribir en lo que ya usais.
Como se trata la informacion financiera sensible? +
Ver nuestro servicio de Consultoria de AI para el detalle completo de tratamiento de datos y control de acceso.
Cuanto tarda una puesta en marcha tipica? +
Un primer flujo enfocado (por ejemplo, una cadena de aprobacion) suele poder estar activo en pocas semanas.
Quieres ver a donde se va realmente el tiempo de back office?
Mapeamos vuestros procesos actuales de aprobacion y conciliacion e identificamos donde la automatizacion puede ayudar de verdad.